Allmänna bokningsvillkor – reguljära kurser och upplevelser
Dessa allmäna bokningsvillkor reglerar tillsammans med informationen på Sweden Outdoors (Stigar och Hav) hemsida, avtalet mellan resenären/ aktivitetsdeltagaren och Sweden Outdoor.
Särskilda bokningsvillkor för grupper finns längst ner på sidan.
Bokning
Aktiviteter, kurser och resor bokas på Sweden Outdoors hemsida. Här fyller du i alla uppgifter som: namn, adress, vilken aktivitet du ska delta på
Här godkänner du också Sweden Outdoors bokningsvillkor. Dessa personuppgifter hanteras därefter i enlighet med GDPR.
En bekräftelse att din bokning är mottagen samt information om aktiviteten skickas till den e- post adress som uppgavs vid bokningen. Här skickas även faktura för aktiviteten
Det är din skyldighet som aktivitetsdeltagare att läsa igenom och kontrollera att du mottagit bekräftelsen och deltagarinformationen direkt efter mottagandet.
Bokningar på kurser och aktiviteter är personliga och kan EJ överlåtas till annan person. Vidareförsäljning av bokad aktivitet är EJ tillåten.
I och med att anmälningsformuläret skickas och betalning genomförs godtar resenären/aktivitetsdeltagaren Sweden Outdoors resevillkor.
I och med att anmälningsformuläret skickas och betalning genomförs är bokningen bindande.
Betalning
Faktura skickas till den adress som uppgavs vid bokningen via formuläret
I och med att anmälningsformuläret skickas och betalning är genomförd godtar resenären/aktivitetsdeltagaren samtidigt Sweden Outdoors resevillkor och bokningen är därigenom bindande.
AVBESTÄLLNING (Allmänna villkor)
Resenären/ aktivitetsdeltagaren har rätt att avbeställa bokad resa/aktivitet/kursutrustning enligt följande.
(Vid fastställande av aktivitetens totala pris inräknas inte vad deltagaren erlagt för avbeställningsskydd eller fakturaavgift. Avbeställningsskydd och fakturaavgift återbetalas ej.)
Avbeställningsavgiften per person är alltid lägst 350 kr vid avbokning med stöd av de allmänna villkoren. Kostnad för avbeställning är utöver avbeställningsskydd eller fakturaavgift.
Vid avbeställning tidigare än 60 dagar före resans/aktivitetens start återbetalas 100% av resans/aktivitetens/bokad utrustnings pris med avdrag för avbeställningsavgiften.
Vid avbeställning från 59 till 45 dagar innan resans/aktivitetens start återbetalas 50% av resans/aktivitetens/bokad utrustnings pris med avdrag för avbeställningsavgiften.
Vid avbeställning från 44 till 30 dagar innan resans/aktivitetens start återbetalas 25% av resans/aktivitetens/bokad utrustnings pris med avdrag för avbeställningsavgiften.
Vid avbeställning 29 till 0 dagar innan resans/aktivitetens start återbetalas 0% av resans/aktivitetens/bokad utrustnings pris.
Ombokning
Ombokning av kurs behandlas som en avbokning och därefter en ny bokning. Kostnaden för ombokning blir därför beroende av hur många dagar innan kurs som ombokningen sker. Se allmänna villkoren för avbeställning. Samma tidsspann gäller vid ombokning.
VILLKOR FÖR INSTÄLLDA AKTIVITETER/RESOR
Sweden Outdoor äger rätt att ställa in en aktivitet/resa pga väderleken, isläget eller sjukdom. Detta meddelas per e-post senast 12 timmar innan aktivitet/kurs. Ställer Sweden Outdoor in en kurs så erbjuds primärt ett nytt tillfälle.
Sweden Outdoor äger rätt att ställa in en resa/aktivitet pga. för få anmälda deltagare/resenärer. Detta meddelas per e-post senast 12 timmar innan aktivitet/kurs. Minsta antal deltagare för att respektive aktivitet/resa skall genomföras är 3 för kajakkurser 2 för klätterkurser, 4 för skridskoaktiviteter och vandring samt 6 för äventyrsdagar. Sweden Outdoor friskrivs för ansvar för kostnader som detta kan medföra för resenär/aktivitetsdeltagaren såsom ombokningar av transport till och från aktivitet/resa.
VILLKOR FÖR BYTE AV AKTIVITETSOMRÅDE/RESMÅL
Sweden Outdoor förbehåller sig rätten att byta geografisk plats för kajakpaddling till ett annat område inom 100 km radie från ursprunglig startpunkt. Resenär/aktivitetsdeltagare äger ej rätt att avbeställa av denna anledning.
Bokningsvillkor PRIVATKURS (1-4 deltagare)
BOKNING
Bokning, som är bindande, görs genom att svara med ett OK på översänd offert. Bokningen är därefter bindande. Vid bokning skickar Sweden Outdoor bokningsbekräftelse samt en faktura på offertens hela belopp med 10 dagars betaltid.
AVBOKNING/OMBOKNING
Vid avbokning av anmäld aktivitet som sker fram till 60 dagar före aktivitet debiteras en avbokningsavgift på 1000 kronor. Vid avbokning av aktivitet senare än 60 dagar och fram till 45 dagar innan aktivitet debiteras 50 % av offertens resterande belopp. Vid avbokning av aktivitet senare än 45 dagar och fram till 30 dagar innan aktivitet debiteras 75 % av priset. Vid avbokning av aktivitet senare än 30 dagar och fram till aktivitet debiteras 100 % av priset. Gäller bokningen flera datum så är det första aktivitetsdatumet som styr avbokningsreglerna även för senare aktivitetsdatum.
AVBOKNING
Vid avbokning av anmäld aktivitet som sker fram till 60 dagar före aktivitet debiteras en avbokningsavgift på 1000 kronor. Vid avbokning av aktivitet senare än 60 dagar och fram till 45 dagar innan aktivitet debiteras 50 % av offertens resterande belopp. Vid avbokning av aktivitet senare än 45 dagar och fram till 30 dagar innan aktivitet debiteras 75 % av priset. Vid avbokning av aktivitet senare än 30 dagar och fram till aktivitet debiteras 100 % av priset. Gäller bokningen flera datum så är det första aktivitetsdatumet som styr avbokningsreglerna även för senare aktivitetsdatum.
POLICY BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.
1. VILKA PERSONUPPGIFTER VI SAMLAR IN
Uppgifter som samlas in för att hantera en bokning
När du bokar en produkt hos Sweden Outdoor samlar vi in personuppgifter från dig för att kunna fullgöra din bokning och för att kunna fullgöra vårt uppdrag som aktivitetsarrangör. Om bokningen omfattar barn samlar vi in dessa uppgifter även för barnet förutsatt att detta krävs för att fullgöra bokningen. Exempel på sådana uppgifter kan vara
* Identitetsuppgifter; förnamn och efternamn
* IP-adress på den dator eller telefon som använts vid bokning
* Hälsouppgifter; skostorlek, längd, vikt, eventuell mat allergi samt önskemål om vegetarisk kost (denna info samlas in för att kunna anpassa kursutrustningen, säkerhetsutrustning och eventuell mat till deltagaren)
* Kontaktuppgifter; IP-nummer, adress, telefonnummer och e-postadress
* Bokningsuppgifter, bokningsnummer, vilken aktivitet du bokat, aktivitetens längd, destination och vilka produkter du beställt.
* Information om dina köp, inklusive vad du köpt, när du köpte det, hur du betalade, samt kredit- eller annan betalningsinformation. Vi registrerar även om du bokar som medlem i Stockholms klätterklubb
* Godkännande av våra bokningsvillkor samt godkännande av vår policy för hantering av personuppgifter.
* Vid bokning och vid kontakt med oss i olika ärenden förekommer det att en person lämnar personuppgifter om en eller flera andra gäster i ett sällskap. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga individers samtycke till att lämna dessa personuppgifter. Om du inte själv har genomfört en bokning utan någon annan har gjort en bokning där du ingår samlar vi in personuppgifter om dig från den personen. När du lämnar personuppgifter om andra gäster måste du vara säker på att dessa gäster samtycker till det och att du har tillåtelse att lämna uppgifterna. Om lämpligt bör du även försäkra dig om att dessa förstår hur deras personuppgifter kan komma att användas av oss.
Uppgifter som samlas in för att hantera en avbokning
Vid avbokning med stöd av de allmänna villkoren samlas ingen ytterligare information in, utöver den som samlas in vid bokning. Vid avbokning med stöd av villkoren i avbeställningsskyddet samlas personnummer samt läkarintyg in för att hantera avbokningen.
Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt
Vid personlig kontakt via email eller telefon sparas informationen som du uppgivit för att vi ska kunna hjälpa dig med ditt ärende, exempelvis vid en offertförfrågan.
Uppgifter som samlas in när du prenumererar på vårt nyhetsbrev
Om du väljer att prenumerera på vårt nyhetsbrev samlar vi in ditt namn och din e-postadress för att kunna skicka nyhetsbrevet.
Uppgifter som samlas in under examinerande kursers genomförande
Vid genomförande av kurs eller examination som vid godkänt resultat innebär att du som deltagare får någon form av licens som slutprodukt så samlas ytterligare personinformation in såsom personnummer och kunskapsnivå i aktiviteten. Exempel på dessa aktiviteter är; examination av Europeiska paddelpasset, examination av grönt respektive rött kort i klättring samt vid examination till hjälpinstruktör i klippklättring eller sportklätterinstruktör.
2. VARFÖR VI SAMLAR IN PERSONUPPGIFTER
Personuppgifterna lagras framförallt för att kunna hantera din bokning, köp och eventuell avbokning. Informationen används alltså för att fullfölja avtalet, din bokning. Personuppgifterna används för administration och genomförande av kurs exempelvis för att upprätta och skicka ut bokningsbekräftelse, aktivitetshandlingar samt för att upprätta deltagarlistor på aktiviteter och kurser. Personuppgifterna sparas också för att vi ska kunna uppfylla de lagkrav avseende tillsyn som finns för paketresor och för att det ska finnas dokumentation kring bokningen vid en eventuell reklamation. Personuppgifterna sparas även som underlag för marknads- och kundanalyser.
3. HUR VI ANVÄNDER OCH LAGRAR DINA UPPGIFTER
Sweden Outdoor behandlar dina personuppgifter lagenligt. I huvudsak behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra ett avtal i vilket du är part, exempelvis en bokning. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av flera rättsliga grunder, såsom fullgörande av avtalet, baserat på en intresseavvägning eller specifikt samtycke från dig, eller med stöd av att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga förpliktelser. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå vara nödvändig att spara för andra ändamål där personuppgiften fortfarande behövs.
Administration av din aktivitet
För att kunna fullgöra avtalet och leverera de tjänster och produkter du har beställt av oss använder vi dina personuppgifter på olika sätt. Uppgifterna används för att ställa ut bokningsbekräftelse och andra resedokument, upprätta deltagarlistor för att våra instruktörer ska kunna genomföra kursen, för att kunna göra boendebokning vid de fall boende ingår i en aktivitet, samt för att kunna genomföra betalning av de produkter du har beställt. Administration av din bokning inkluderar också användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision, kredit eller andra verifieringar av betalkort.
Genomförande av din aktivitet
Personuppgifterna används för att upprätta deltagarlistor som våra aktivitetsinstruktörer använder för att kunna genomföra den bokade aktiviteten på ett säkert och korrekt sätt. Information som delas på detta vi är vanligtvis; namn, telefonnummer, emailadress, tidigare erfarenhet av aktiviteten samt uppgifter om kroppsmått för säkerhetsutrustning, eventuella mat allergier samt eventuell övrig information från kursdeltagaren.
Examinerande kurser
Personuppgifter och kunskapsnivåer som registreras under examinerande kurser inom Svenska Klätterförbundets gröna och röda kort, vid instruktörsexaminationer samt vid examination inom Svenska Kanotförbundets paddelpass sparas för att i framtiden kunna verifiera en deltagares kunskapsnivå om denne vill hämta ut ett nytt pass eller examinera sig för en nivå högre.
Kundservice
Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss. Vi använder ditt namn, emailadress och bokningsnummer för att identifiera dig och din bokning. Vi använder dina kontaktuppgifter, som adress, e-postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor och ärenden. Detta gör vi för att kunna fullgöra avtalet med dig och med stöd av vårt berättigade intresse att ge dig god service.
Utskick av bokningsbekräftelse och aktivitetshandlingar
När du genomfört en bokning hos oss använder vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet och skicka bokningsbekräftelse och aktivitetshandlingar på din bokade aktivitet.
Utskick av nyhetsbrev
Vi vill gärna skicka erbjudanden och nyheter till dig om våra produkter och tjänster samt våra samarbetspartners produkter. Detta görs enbart om du aktivt har valt att registrera dig för vårt nyhetsbrev eller aktivt markerat intresse för att få information om oss hos någon av våra samarbetspartners. Du som har registrerat dig kan när som helst avregistrera dig från detta nyhetsbrev.
Intresseanmälningar
Vi får ofta intresseförfrågningar exempelvis om specifika aktiviteter och specifika datum. Dessa förfrågningar sparas för att användas för att kommunicera med dig så att du får rätt information. Vi kan också skicka information om samarbetspartners produkter och tjänster som vi tror kan vara intressanta för dig.
Lagkrav
Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och redovisning.
Om våra lagringstider
Vi sparar aldrig data längre än vad vi behöver. Därefter tar vi bort dina personuppgifter. Samma personuppgift kan dock lagras på flera olika ställen för olika ändamål; exempelvis bokningssystem, bokföring etcetera. Detta innebär att vi kan komma att radera en uppgift ur ett system när den inte längre behövs där, samtidigt som uppgiften kan komma att fortsätta lagras i ett annat system om ändamålet finns kvar för just det systemet.
Lagringstider
*De personuppgifter vi samlar in vid en bokning lagras i vårt bokningssystem i fem år.
*De personuppgifter som vi samlar vid en examinerande kurs sparar vi i fem år.
*Bildmaterial från kurser sparas i fem år och ligger publicerade på Instagram och Facebook i maximalt fem år.
*Enligt lag är vi skyldiga att bokföra och bevara vissa uppgifter som utgör räkenskapsinformation. Vi måste därför lagra dessa uppgifter i cirka sju år.
*Vid reklamationer sparas kunduppgifterna i tio år för att vi ska ha möjlighet att försvara oss mot rättsliga anspråk.
4. UTLÄMNING AV PERSONUPPGIFTER
För att kunna fullgöra den bokning du gjort hos oss, kan vi behöva dela dina personuppgifter med våra underleverantörer och samarbetspartners. Vi delar enbart personuppgifter med dessa i den mån det är nödvändigt för att de ska kunna tillhandahålla deras tjänster till dig och oss och de får enbart tillgång till de personuppgifter som är nödvändiga.
Aktivitetsleverantörer
Vi använder oss i vissa fall av underleverantörer för att genomföra aktiviteter såsom externa instruktörer, kajakuthyrare, boende etcetera. Vi delar enbart de personuppgifter som är nödvändiga för att de ska kunna genomföra den bokade aktiviteten på ett säkert och korrekt sätt.
Uppgifter som samlas in under examinerande kursers genomförande
De personuppgifter som Sweden Outdoor samlar in i samband med examinerande kurser inom kajak och klättring delas i vissa fall med Svenska Klätterförbundet och Svenska Kanotförbundet. Detta gäller examinationer i Paddelpasset på nivå 2 och uppåt samt för hjälpinstruktörskurs i klippklättring och examinerande sportklätterinstruktörskurs. Vi delar enbart de personuppgifter som är nödvändiga för att de ska kunna leverera examinerade licenser.
Avtalspartners och IT-leverantörer
Vi använder oss av ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan hantering. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara vår personal som har tillgång till uppgifterna. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är dock molnlösningar eller installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag.
Agenter och digitala partners
Vid köp av aktivitet hos Sweden Outdoor genom någon av våra samarbetspartners (agenter) kan det förekomma att du själv lämnar personuppgifter till denna samarbetspartner. Dessa personuppgifter ansvaras för och hanteras av respektive aktör i enlighet med deras personuppgiftspolicy. Vi ansvarar inte för agentens hantering av de personuppgifter du själv lämnat direkt till denne.
Utlämning till tredje land
Eftersom vi arrangerar aktiviteter i Sverige, Norge och Spanien finns en del av våra samarbetspartners (t.ex. boende och skidskolor) inom EU/EES-området. Det betyder att personuppgifter kan komma att överföras till samarbetspartners i dessa länder för samma ändamål som beskrivs ovan.
5. BILDMATERIAL FRÅN AKTIVITETER
Under våra aktiviteter fotograferar våra guider kontinuerligt. Bilderna lagras och delas efter en gallring i Sweden Outdoors Instagramflöde och på vår Facebooksida. Detta för att ge ett mervärde till deltagarna som själva slipper fotografera samt i marknadsföringssyfte. Samtliga kursdeltagare informeras om detta vid kursstart och har då möjlighet att välja att inte vara med på bild. Bilderna ”taggas” inte med namn, men är möjliga att spara ner och dela vidare. Sweden Outdoor har som policy att endast dela bilder som visar en positiv bild av aktiviteten och deltagaren. En person som är på bild kan när som helst begära att få bilderna borttagna. Sweden Outdoor ansvarar då enbart för att bildmaterialet tas bort på vår Instagram och Facebook samt på vår hemsida där ett urval av bilderna kan komma att användas.
6. DINA RÄTTIGHETER
Nödvändig hantering av personuppgifter och hantering med stöd av samtycke
Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen.
Återkallelse av samtycke
Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna nedan. Personuppgifter som lagras med stöd av andra regler eller lagar som exempelvis räkenskapsinformation eller reklamationsärenden raderas i enlighet med våra lagringstider. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål.
Rätt att få information om lagrade personuppgifter
Du kan när som helst begära en kopia på de personuppgifter som vi har om dig genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna nedan.
Rätt till kontroll över dina personuppgifter
Du har rätt att begära att uppgifterna om dig ska raderas, kompletteras eller rättas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till vissa ändamål och till exempel inte används för direktreklam eller s.k. profilering. Kontakta oss på kontaktuppgifterna nedan.